Начну с истории, случившейся со мной и моей подругой Наташей.
Как-то раз мы с ней договорились встретиться в кафе, чтобы обсудить подготовку к предстоящей конференции. За день до встречи я тщательно спланировала все свои дела, чтобы успеть к назначенному времени. Распланировала час за часом – утренний заряд бодрости, проверку тетрадей, уроки в школе, обед, прогулку с собакой Мусей, и только потом – встречу с Наташей.
Однако утром в день встречи мне вдруг позвонили из поликлиники и перенесли мою запись к врачу на более раннее время, совпадающее как раз с прогулкой с Мусей. Я в спешке переделала весь график, чтобы успеть и туда, и туда. Но тут мама попросила срочно забрать из ремонта ее любимое кресло. Расстроенная, я опять лихорадочно перестраивала план. И так до самого вечера – то одно нагрянет, то другое. В итоге я, конечно же, опоздала на встречу с Наташей. А она тем временем давно обсудила все вопросы с другим коллегой и ушла по своим делам.
Я тогда осознала, что пыталась впихнуть в свой график слишком много задач, в том числе и несрочных. Из-за этого пришлось постоянно перестраивать весь план, а в итоге я не успела к самому важному – встрече с подругой.
Многие из нас сталкиваются с похожей ситуацией. Мы запланировали массу задач на день, а потом удивляемся, почему ничего не успеваем. Ключевой секрет – научиться планировать только самое важное и отсеивать все лишнее.
К примеру, моя знакомая Лена каждое утро составляла подробнейший план из десятков пунктов. Там были и рабочие моменты, вроде отчета для начальника, и личные дела типа похода в магазин или уборки на балконе. Конечно, успеть все было просто нереально. Но Лена упорно цеплялась за свой идеальный список, в итоге ничего так и не успевала, а вечером ложилась с чувством вины и усталости.
Я посоветовала ей сократить ежедневный план до 3—5 самых важных и неотложных задач. И знаете, что произошло? Лена стала намного больше успевать и меньше нервничать! Оказывается, ключ к продуктивности – в отказе от перфекционизма и фокусировке на главном.
Чтобы планировать по-новому, я рекомендую придерживаться нескольких правил:
1. Определяйте приоритеты. Какие 3—5 задач действительно критичны для достижения ваших важных целей?
2. Отсеивайте второстепенное. Необязательные дела откладывайте или делегируйте.
3. Фокусируйтесь на одной задаче за раз, не распыляйтесь.
4. Будьте гибки. Если пришлось изменить план – перенастройтесь, но не суетитесь.
5. Не ругайте себя за невыполненное. Главное – сделать самое важное.
6. Откажитесь от стремления всё успеть.
7. Сосредоточьтесь на главном, остальное отложите.
Я надеюсь, эти советы вдохновят вас пересмотреть свой подход к планированию. Поверьте, такая фокусировка на главном сэкономит массу нервов и сил!
Дерзайте!
Методика определения приоритета задач по принципу срочности и важности
Вот простая пошаговая инструкция для этого:
Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 квадранта.
В правом верхнем квадранте запишите задачи, которые и срочные, и важные одновременно. Это приоритет #1.
В левом верхнем – то, что важно, но не срочно. Это долгосрочные цели и планы. Приоритет #2.
В правом нижнем – срочные, но не важные задачи. Старайтесь сократить их.
В левом нижнем – несрочное и неважное. Это хлам, от которого стоит избавиться.
Теперь выделите на данный момент 1—2 задачи из квадранта No1. И 1 задачу из квадранта No2. Сосредоточьтесь на них.
