Список видов избыточной деятельности в управлении.
Ниже описаны основные причины, которые создают лишнюю работу и хаос в процессах. Эти выводы основаны на многолетних наблюдениях за тем, как избыточная деятельность может срывать сроки и порождать беспорядок.
1. Ложные доклады
Если доклад содержит недостоверные данные, это вызывает кучу бесполезных действий: проверки, запросы, переписки. Все тратят время, вместо того чтобы работать.
2. Неисполнение приказов
Игнорирование приказов порождает путаницу, авралы и провалы в сроках. В результате дела накапливаются, как пробка на дороге.
3. Изменения в приказах
Поправки в уже утверждённые приказы превращают выполненную работу в мусор. Всё приходится переделывать.
4. Отсутствие докладов
Если непонятно, выполнена ли задача, начинается паника: где данные? кто что делал? Это не только мешает, но и вгоняет всех в стресс.
5. Игнорирование правил общения
На любой запрос или приказ должен быть ответ. Если его нет, вы умножаете хаос.
6. Отсутствие информирования
Когда начальник не делится информацией с подчинёнными или наоборот, в организации начинается вакханалия. Все бегают и не понимают, что делать.
7. Неполное предоставление данных
Когда с приказами или запросами не прикладывается нужная информация, работа тормозится. Вместо выполнения задачи приходится разбираться, что имелось в виду.
8. Заблокированные коммуникации
Произвольные запреты или перекрытие линий связи приводят к тому, что важные приказы не доходят до исполнителей.
9. Перекрёстные приказы
Если подчинённые издают приказы, которые противоречат приказам начальства, возникает хаос: все делают всё, но ничего толком.
10. Ориентация только на текущие задачи
Если забыть о стратегических целях и работать только на сиюминутные задачи, организация утонет в мелочах.
11. Отсутствие задач
Когда задачи не ставятся, люди просто тратят время впустую.
12. Нереалистичные задачи
Цели, которые нельзя достичь или которые не связаны с общей стратегией, только отвлекают от действительно важных дел.
13. Противоречащие задачи
Когда задачи на разных уровнях противоречат друг другу, сотрудники путаются и не знают, что делать.
14. Зависшие задачи
Если в процессе работы появляется преграда, но никто её не замечает или не решает, задача встаёт. Итог: все авралы идут на устранение последствий, а не на выполнение целей.
15. «Любимый конёк»
Когда кто-то берётся только за те задачи, которые ему интересны, игнорируя важные вещи, это создаёт ненужное движение.
16. Устаревшие приказы
Если приказы теряют актуальность, но их продолжают исполнять, это замедляет работу и вызывает путаницу.
17. Игнорирование стандартов
Если не следовать прописанным процедурам и использовать неправильные подходы, задачи выполняются с ошибками или вовсе не выполняются.
18. Перекладывание ответственности
Если кто-то постоянно спихивает свою работу на других, общее движение замедляется, а результат – нулевой.
19. Пропуск линий связи
Если информация передаётся мимо необходимых пунктов, это приводит к недоразумениям и сбоям в работе.
20. Неправильное использование ресурсов
Если отделы, сотрудники или материалы используются не по назначению, это нарушает стандартные процессы.
21. Создание завалов
Когда задачи копятся и не решаются вовремя, начинаются запросы, уточнения и новые завалы.
22. Не по теме
Если кто-то начинает выдавать ненужные заявления или задания, это мешает работе остальных.
23. Нарушение стандартных процессов
Если задачи и приказы передаются с нарушением процедур, это ломает коммуникацию и вызывает путаницу.
24. Неорганизованные системы
Если процессы или структуры слишком сложны или вовсе отсутствуют, люди не могут эффективно работать.
25. Неправильная оргструктура
Если оргсхема не отражает реального положения дел, сотрудники не знают, кто за что отвечает.
26. Не введённые в курс дела сотрудники
Если работник не обучен и не знает, как выполнять свои обязанности, он становится источником хаоса.
27. Непродуктивные сотрудники
Оставлять на посту сотрудников, которые только создают проблемы, – это путь к провалу.
28. Проблемные подчинённые
Если начальник решает за сотрудников их проблемы, это приводит к новым задачам и лишнему движению.
29. Зависимость от внешних факторов
Задачи тормозятся из-за ожидания каких-либо внешних ресурсов, например бюджета.
30. Игнорирование дев-ти
Самая большая ошибка – не замечать дев-ти и продолжать с ним работать.
