Деловое общение занимает большую часть рабочего времени менеджера. Умение конструктивно общаться составляет важнейшую характеристику профессионализма руководителя.
Общение делят на неформальное и деловое. К неформальному относят бытовое и светское общение. Деловым называют общение профессиональное. Оно может быть прямым и косвенным. Прямое деловое общение происходит в процессе личного контакта, косвенное – с помощью средств связи: по телефону, Интернету, в переписке.
Деловое общение – это профессиональное взаимодействие между людьми с целью обмена информацией и совместной деятельности; это сложный многоплановый процесс контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным правилам, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
Существуют определенные нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма поведения на рабочем месте называется деловым этикетом. Его главная функция – формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Следующей по значимости является функция удобства, т.е. целесообразность и практичность.
Современный отечественный служебный этикет имеет исторические и интернациональные признаки. Его основы были заложены в 1720 году Генеральным регламентом Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.
Современный деловой этикет включает в себя две группы:
– нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу членами одного коллектива (горизонтальные);
– наставления, определяющие характер взаимоотношений руководителя и подчиненного (вертикальные).
В деловом общении общим требованием считается приветливое предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.
Регламентированность делового общения проявляется в особом внимании к речи. Оно включает соблюдение речевого этикета – разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих создать этикетные моменты приветствия, просьбы, благодарности и т.д. (например: «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических особенностей ситуации.
В ходе делового общения реализуется важнейший элемент имиджа менеджера – его самоподача как партнера. От умения подать себя во многом зависит конструктивность и успешность делового взаимодействия, ведь с высокопрофессиональным, солидным партнером хотят иметь дело.
Деловое общение имеет ряд форм, и в каждой из них действуют свои законы. Выделяют четыре основные формы делового общения: беседа, публичные выступления, совещания и заседания, переговоры. Существуют также и такие специфические формы делового общения, как интервью, пресс-конференция, телефонный разговор, Интернет-общение, письменное общение и др.
Ниже сущность и законы каждой из форм делового общения будут рассмотрены подробно; акцент при этом сделан именно на профессиональную самоподачу в каждой из основных форм делового общения.
Для успешной самоподачи в деловой беседе необходимо уметь слушать. Слушание как умение включает внимательность, заинтересованность, искреннее стремление понять собеседника. Но при этом важно иметь свою точку зрения, что является признаком профессионализма. И если в ходе деловой беседы у вас появились возражения, то возражать надо аргументировано, без превосходства и принижения роли партнера.
С точки зрения самоподачи при публичном выступлении оратор и содержанием речи, и всем своим видом преподносит себя аудитории. Психологические законы восприятия здесь следующие:
Оратор должен хорошо знать предмет разговора, быть к нему готовым. Говорение «непонятно о чем» в деловом общении воспринимается негативно; лучше либо не выступать, либо ограничиться короткой репликой. Основательная подготовка к публичному выступлению – непременное условие успешной самоподачи.
Вторым условием успешности выступления можно назвать знание и учет аудитории. Оратор очень хорошо должен представлять, кому и что он говорит. В рамках этого специалисты выделяют проблему социального ожидания аудитории и оправдание этого ожидания, или, по крайней мере, продемонстрировать это знание, а также уважение к ожиданию.
Третье условие успеха оратора – его внешний вид и поведение. Манера держаться и говорить должна свидетельствовать об уважении выступающего к своим слушателям. Показателем уважения к аудитории является также внешний вид выступающего. Его подтянутость, опрятность свидетельствуют о том, что оратору небезразлично мнение о нем его слушателей. И наоборот, небрежность во внешнем виде принижает значимость происходящего.
Следующая форма делового общения – совещания и заседания. Здесь акцент в самоподаче менеджера смещается в другую сторону, которую можно обозначить как деловитость
